Tenda automatiza a geração de contratos e elimina 90% do processo manual

Antes da implementação da solução, o processo era totalmente manual. A operação exigia a atuação de seis atendentes dedicados à coleta de dados e ao preenchimento de planilhas em Excel, além do envio do documento para validação fiscal, que podia levar até três dias dentro do SLA definido. Também havia retrabalho recorrente, com ajustes, correções e reenvios em diferentes etapas, além da transformação manual dos arquivos em PDF, configuração para assinatura, monitoramento do envio e consultas diárias ao sistema para verificar o status dos chamados e anexar novamente os documentos quando necessário.

Esse cenário criava gargalos importantes para a operação. O prazo mínimo para enviar um TC para assinatura era de 7 a 8 dias, havia dependência constante de validações por erros simples de preenchimento, alto custo operacional com pessoas focadas em tarefas manuais e risco jurídico e operacional, já que, sem contrato assinado, o fornecedor não podia entrar na obra nem receber pagamento. O impacto se estendia ainda para a cadeia operacional, com pressão de fornecedores e equipes cobrando a conclusão dos processos. No fluxo anterior, o ciclo completo entre abertura do chamado e encerramento chegava a 14 dias.

Para enfrentar esse contexto, a MadeinWeb desenhou uma solução de automação de contratos com escopo estruturado em cinco frentes:

- Integração de dados
- Processamento e análise
- Geração automática dos TCs
- Assinatura digital
- Governança de erros.

A proposta foi consolidar em um único fluxo etapas que antes aconteciam de forma fragmentada, trazendo mais consistência ao processo e eliminando grande parte das interferências manuais. A solução passou a integrar dados vindos de diferentes fontes e formatos, incluindo Data Lake, SAP, API da Receita Federal via Serpro, Cervello e planilhas auxiliares. A partir dessa base, o sistema realiza verificações de situação cadastral e tributária, define parâmetros contratuais, aplica regras fiscais e gera os documentos de forma padronizada e digital, reduzindo variações manuais que antes comprometiam velocidade e consistência do processo.

O projeto também incorporou uma camada de governança de erros, com categorização e direcionamento imediato para o responsável, o que aumenta a rastreabilidade e a capacidade de tratamento dos desvios operacionais. No desenvolvimento da solução, a jornada foi organizada em etapas que incluíram extração dos dados a partir das diferentes fontes, validação das informações pelas áreas fiscal e de suprimentos, desenvolvimento da lógica de geração dos Termos de Contrato, automatização do encaminhamento para assinatura e testes para garantir o funcionamento adequado do novo fluxo. A arquitetura do projeto ainda mostra integração entre usuários, Cervello, SAP, camada de validações, Excel, Adobe e API da Receita Federal, além do uso de Amazon Redshift na composição do ambiente.